Guía completa de la orden de domiciliación de adeudo directo SEPA

Una orden de domiciliación de adeudo directo SEPA es, en pocas palabras, el permiso que un cliente te da para que puedas cobrarle directamente de su cuenta bancaria. Piensa en ello como un acuerdo formal que automatiza los pagos, eliminando la necesidad de que el cliente intervenga cada vez que tiene que abonar una factura.

¿Qué es realmente una orden de domiciliación SEPA?

Vamos a poner un ejemplo práctico. Imagina que gestionas un gimnasio. En lugar de perseguir a cada socio para que pague su cuota mensual, la orden de domiciliación te permite cargar ese importe en su cuenta en la fecha acordada, sin más. Este mecanismo es el motor que mueve suscripciones, pagos de servicios y cuotas en los 36 países de la zona SEPA (la Single Euro Payments Area).

Gracias a este sistema, los pagos en euros están totalmente estandarizados. Esto significa que realizar un cobro a un cliente en Berlín desde tu oficina en Madrid es tan sencillo y directo como si estuviese en la calle de al lado.

Una herramienta clave para tu negocio

Para pymes y autónomos, entender y utilizar la orden de domiciliación de adeudo directo SEPA no es un lujo, es una necesidad. Si lo implementas bien, puedes darle un vuelco a la gestión financiera de tu negocio y optimizar tu tesorería de una forma increíble.

Sus ventajas son muy claras:

• Automatizas los cobros: Esto te libera de un montón de trabajo administrativo. Se acabaron las horas persiguiendo facturas pendientes o enviando recordatorios de pago.
• Consigues un flujo de caja predecible: Al saber con exactitud cuándo vas a cobrar, puedes planificar tus finanzas con mucha más seguridad y evitar sustos a final de mes.
• Reduces la morosidad: La automatización elimina los retrasos por despistes o porque el cliente tiene que hacer el pago manualmente. El resultado es que tus ingresos llegan puntuales.
• Te da seguridad jurídica: El mandato SEPA es un documento con total validez legal que protege tanto a tu empresa (el acreedor) como a tu cliente (el deudor), dejando las reglas del juego muy claras.

El mandato SEPA: el corazón del sistema

La pieza central de todo este engranaje es el mandato SEPA. Este documento, que tu cliente puede firmar en papel o de forma digital, es la autorización oficial que legitima cada uno de los cobros. Sin un mandato válido y bien cumplimentado, cualquier recibo que emitas puede ser devuelto sin problemas.

Un mandato SEPA no es un simple formulario. Es el contrato de confianza que hace que todo el sistema de adeudos funcione. En él se recogen datos vitales como la referencia única del mandato (RUM), tu identificador como acreedor y, por supuesto, la cuenta bancaria del cliente.

Toda esta información se vuelca después en un fichero con formato XML. Este fichero es, básicamente, el lenguaje que los bancos utilizan para entender y procesar tu remesa de recibos. A lo largo de esta guía, vamos a desgranar cómo funciona este sistema, por qué es tan seguro y cómo puedes ponerlo en marcha para transformar las finanzas de tu negocio. Si quieres ir un paso más allá, puedes aprender más sobre qué es el identificador de acreedor SEPA, un código único que te identifica en todas las operaciones.

Diferencias clave entre adeudo directo SEPA CORE y B2B

No todas las órdenes de domiciliación SEPA son iguales. Piensa que tienes dos tipos de llaves: una maestra que abre casi cualquier puerta (para particulares y empresas) y otra de alta seguridad que solo funciona con cerraduras muy específicas (exclusivamente para empresas). Así es como funcionan los dos grandes esquemas de adeudo directo SEPA: CORE y B2B.

Elegir uno u otro no es un detalle sin importancia, es una decisión estratégica que afecta directamente a tu flujo de caja y a la relación con tus clientes. Un error en esta elección puede traer devoluciones inesperadas y complicaciones administrativas que es mejor evitar desde el principio.

El sistema SEPA nos ofrece estas dos modalidades para adaptarse a las distintas realidades de cobro. El esquema CORE es el estándar, el más polivalente y extendido. Por otro lado, el esquema B2B (Business-to-Business) está pensado para agilizar al máximo las operaciones entre profesionales y empresas.

El esquema CORE: el estándar para todos los públicos

El adeudo directo SEPA CORE es el esquema por defecto, el más flexible de los dos. Está diseñado para poder cobrar a cualquier tipo de cliente, ya sean particulares (consumidores) o empresas. Su seña de identidad es la gran protección que ofrece a la persona o entidad que paga (el deudor).

Esta protección se traduce en un plazo de devolución muy amplio. Un cliente puede devolver un recibo autorizado hasta 8 semanas después de que se le haya hecho el cargo, y no necesita dar ninguna explicación. Si el cobro no estaba autorizado (porque no hay un mandato válido, por ejemplo), el plazo se dispara hasta los 13 meses.

Esta flexibilidad lo convierte en la opción perfecta para la gran mayoría de negocios: gimnasios, suscripciones a software, cuotas de asociaciones o cualquier servicio dirigido al consumidor final. Es tan fundamental que todos los bancos de la zona SEPA están obligados a ofrecerlo.

El esquema B2B: la vía rápida para empresas

Por otro lado, tenemos el adeudo directo SEPA B2B. Este es un esquema opcional y mucho más estricto, creado exclusivamente para transacciones entre empresas, autónomos o profesionales. Su mayor ventaja es la velocidad y, sobre todo, la certeza en el cobro.

Aquí las reglas del juego cambian radicalmente. El deudor renuncia de forma explícita a su derecho a devolver un recibo autorizado. Solo podría reclamar si demuestra que el cobro nunca fue autorizado, y para ello tiene un plazo muy corto: apenas 2 días hábiles desde la fecha del cargo.

El esquema B2B prioriza la agilidad y la seguridad del cobro para el acreedor, asumiendo que ambas partes (empresas) tienen un mayor conocimiento financiero y no necesitan las mismas protecciones que un consumidor particular.

Esta característica reduce casi a cero el riesgo de devoluciones y da una previsibilidad de tesorería mucho mayor. Eso sí, exige una comunicación muy clara con el cliente, que debe ser plenamente consciente de que al firmar el mandato B2B está renunciando a su derecho de devolución.

Tabla comparativa: CORE vs B2B

Para que puedas ver las diferencias de un solo vistazo, hemos preparado una tabla que resume los puntos clave de cada esquema de adeudo directo SEPA.

Comparativa de esquemas de adeudo directo SEPA CORE vs B2B

Una comparación directa de las características, plazos y casos de uso de los esquemas CORE y B2B para ayudar a las empresas a decidir cuál se adapta mejor a sus necesidades de cobro.

Característica	Esquema CORE	Esquema B2B (Business-to-Business)
Tipo de Deudor	Particulares y empresas. Es universal.	Exclusivamente empresas, autónomos y profesionales.
Plazo de Devolución	8 semanas para recibos autorizados sin justificación.	No hay derecho a devolución para recibos autorizados.
Plazo No Autorizado	Hasta 13 meses si el mandato no es válido.	2 días hábiles tras el cargo.
Disponibilidad	Obligatorio para todos los bancos de la zona SEPA.	Opcional. No todos los bancos lo ofrecen.
Caso de Uso Ideal	Suscripciones, cuotas, servicios a particulares (B2C).	Pagos entre proveedores, facturas entre empresas (B2B).

Como ves, la elección depende totalmente de la naturaleza de tu cliente y del nivel de seguridad que necesites en tus cobros.

La implementación obligatoria de SEPA en España el 1 de febrero de 2014 fue un punto de inflexión, unificando todos los cobros bajo el estándar de fichero XML. Antes de esa fecha, se estima que apenas un 2% de las domiciliaciones empresariales estaban adaptadas. La normativa obligó a usar el IBAN y a formalizar la firma de mandatos, estableciendo esta clara diferencia entre el esquema CORE, que podía adaptarse a las antiguas órdenes, y el B2B, que siempre requería nuevos consentimientos. Puedes leer más sobre esta transición normativa en creditoycaucion.es.

Cómo rellenar el mandato SEPA sin cometer errores

El mandato SEPA es mucho más que un simple formulario; es el contrato que da validez legal a todos tus cobros. Piénsalo como el DNI de una autorización de pago: si contiene un solo error, el banco puede tumbar toda la operación, provocando retrasos y costes que nadie quiere asumir.

Rellenarlo bien no es una opción, es una obligación. Un mandato cumplimentado a la perfección es tu salvavidas para que las remesas se procesen sin problemas y el dinero llegue a tu cuenta cuando toca. Vamos a ver, punto por punto, cómo se hace para que no se te escape nada.

En España, la confianza en este sistema es enorme. Más del 90% de los hogares tiene domiciliados sus recibos principales, lo que demuestra la fiabilidad que se le otorga a la orden de domiciliación de adeudo directo SEPA. Esta popularidad no es casualidad; se basa en la seguridad que aporta el mandato, un documento que el Banco de España y la normativa europea regulan con lupa.

La Referencia Única del Mandato (RUM)

Imagina que la Referencia Única del Mandato (RUM) es la matrícula de un coche. Se trata de un código alfanumérico (de hasta 35 caracteres) que identifica de forma inequívoca cada autorización de cobro. No puede haber dos mandatos con la misma referencia, así de simple.

Como empresa que emite el cobro (el acreedor), tú eres el responsable de crear este código. Puedes combinar el número de cliente, la fecha de firma o cualquier otro sistema que te resulte lógico y te permita identificarlo al instante. Lo importante es que sea único y que sigas siempre el mismo patrón.

Datos del acreedor y del deudor

Esta es la parte central del mandato, donde la precisión es absolutamente crítica. Un baile de letras o un número equivocado aquí puede significar un rechazo automático por parte del banco.

Aquí tienes los datos que no pueden faltar:

• Identificación del Acreedor: Debes poner tu nombre o razón social completa, tu dirección y, lo más importante, tu Identificador de Acreedor SEPA. Este es un código único que te da tu banco y que te acredita para poder emitir adeudos.
• Identificación del Deudor: Necesitas el nombre completo o la razón social de tu cliente, su dirección y, claro está, sus datos bancarios.
• Datos Bancarios del Deudor: El protagonista de esta sección es el IBAN (International Bank Account Number). Es fundamental comprobarlo una y otra vez para evitar errores. Aunque el código BIC (o SWIFT) ya no es obligatorio para la mayoría de operaciones dentro de España, no está de más incluirlo, sobre todo si trabajas con clientes de otros países.

Un mandato SEPA no es solo un papel firmado. Es la fuente de la que bebe el fichero XML que envías al banco. Si la información en el mandato es incorrecta, el fichero también lo será y, como consecuencia, el cobro fallará.

Para estar seguro de que tienes todo bajo control, te recomiendo que le eches un vistazo a este artículo sobre qué es el mandato SEPA y sus componentes, que complementa a la perfección lo que estamos viendo aquí.

Tipo de pago y secuencia del adeudo

No todos los cobros son iguales, y el mandato debe dejarlo claro. Tienes que especificar si la autorización es para pagos que se repiten en el tiempo o para una única transacción.

• Pago Recurrente (Recurrent): Es la opción que usarás para suscripciones, cuotas mensuales o cualquier otro cobro periódico. El mandato se mantiene activo hasta que el cliente decida cancelarlo.
• Pago Único (One-Off): Se utiliza cuando solo vas a realizar un cargo. Una vez que se ejecuta, el mandato pierde su validez y no puedes volver a usarlo.

Pero eso no es todo. Además del tipo de pago, cada vez que generes un fichero XML para el banco, tendrás que indicar el “tipo de secuencia” (sequence type). Este código le chiva al banco en qué fase del ciclo de cobro estás.

1. FRST (First): Lo usarás para el primer cobro de una serie recurrente. Los bancos suelen mirar con más detalle este primer cargo, así que es importante marcarlo bien.
2. RCUR (Recurrent): Se utiliza para todos los cobros que vienen después del primero en una domiciliación recurrente.
3. OOFF (One-Off): Este es el código exclusivo para los mandatos de pago único.
4. FNAL (Final): Indica que este es el último cobro de una serie recurrente. Después de este cargo, el mandato se da por finalizado.

Entender y aplicar bien estos códigos es clave para que la comunicación con los bancos sea fluida y sin tropiezos, garantizando que cada orden de domiciliación de adeudo directo SEPA se procese como debe ser.

Descifrando el fichero SEPA XML sin ser programador

El fichero SEPA XML puede intimidar a primera vista. Suena a algo muy técnico, casi como si necesitases ser programador para entenderlo. Pero nada más lejos de la realidad. Olvídate del código complejo; piensa en él como una hoja de cálculo con un formato especial, un lenguaje universal que todos los bancos de la zona SEPA entienden.

La lógica es bastante sencilla. Cada columna de tu Excel o CSV de cobros tiene un equivalente directo en el archivo XML. Por ejemplo, el nombre de tu cliente, que tienes en una columna llamada “Nombre”, se convierte en una etiqueta <Nm> dentro del fichero. Lo mismo ocurre con el IBAN, que pasa a ser <IBAN>, o el importe, que se traduce como <InstdAmt>.

Esta traducción es, en esencia, todo el misterio. No necesitas saber programar, solo entender cómo se mapean tus datos a estas etiquetas. Conocer esta correspondencia te da el poder de revisar un fichero y detectar a simple vista si falta algo o si un dato no tiene el formato correcto, anticipándote a los típicos rechazos del banco.

Las etiquetas clave que debes conocer

Aunque un fichero XML tiene un montón de etiquetas, la realidad es que solo unas pocas son las que suelen causar el 99% de los problemas. Si te familiarizas con ellas, tienes la mayor parte del trabajo hecho. Piénsalo como si fueran las cláusulas críticas de un contrato: si una está mal, todo el documento se invalida.

Aquí tienes las etiquetas que nunca deberías perder de vista:

• <ReqdColltnDt>: Es la fecha de cobro. Parece simple, ¿verdad? Pero un error aquí es fatal. Debe tener el formato AAAA-MM-DD y, sobre todo, cumplir con los plazos que te exige tu banco (por ejemplo, presentar el fichero 5 días antes para un primer cobro o FRST).
• <Id><OrgId><Othr><Id>: No te asustes con esta estructura tan larga. Aquí es donde va tu Identificador de Acreedor SEPA. Es, básicamente, tu DNI como emisor de cobros. Si este código es incorrecto o falta, el banco no tiene ni idea de quién eres y rechazará la remesa completa.
• <MndtId>: Esto corresponde a la Referencia Única del Mandato (RUM). Es el código que identifica la autorización que te dio tu cliente para cobrarle. Debe coincidir exactamente con la referencia que figura en el mandato que firmó.
• <SeqTp>: Aquí es donde le dices al banco el tipo de secuencia del cobro (FRST, RCUR, OOFF o FNAL). Informar de que un cobro es recurrente cuando en realidad es el primero (o viceversa) es uno de los errores más comunes y un motivo de devolución garantizado.

El objetivo es que le pierdas el miedo al formato XML. Entender su estructura básica te permite no solo identificar errores rápidamente, sino también comunicarte de forma mucho más eficaz con tu equipo técnico o con el soporte de tu banco. Hablarás su mismo idioma.

Visualizando el flujo: del mandato al fichero

Para que una orden de domiciliación de adeudo directo SEPA se procese correctamente, la información tiene que fluir sin errores desde el mandato que firmó el cliente hasta el fichero XML final. El proceso sigue una secuencia muy lógica: recoges los datos, clasificas el tipo de pago y, finalmente, lo codificas todo en el lenguaje que entienden los bancos.

Esta infografía resume el viaje de los datos de forma muy visual.

Como ves en el gráfico, todo arranca con la recopilación precisa de los datos del deudor y del mandato. Después, se clasifica correctamente el tipo de pago, y el último paso es traducirlo todo a las etiquetas XML correspondientes.

Comprender esta estructura es la clave para entender la magia que hay detrás de las herramientas que automatizan esta conversión por ti. Un buen conversor como ConversorSEPA no se limita a generar el archivo; lo que realmente hace es validar cada uno de estos campos críticos para asegurarse de que tu remesa se procesa sin incidencias a la primera.

Cómo evitar los errores más comunes en las remesas SEPA

Una remesa devuelta es mucho más que un cobro que no llega a tu cuenta. Es tiempo perdido en gestiones administrativas, costes de devolución que no esperabas y, en el peor de los casos, tener que llamar a un cliente para una conversación que preferirías no tener. La buena noticia es que la mayoría de estos tropiezos son predecibles y, por tanto, se pueden esquivar.

Piensa en la emisión de una orden de domiciliación de adeudo directo SEPA como si fueras a preparar un coche para un viaje largo. Si no compruebas el aceite (los datos), la presión de las ruedas (los plazos) y el combustible (el formato del fichero), tienes muchas papeletas para quedarte tirado a mitad de camino. Vamos a ver juntos esos puntos clave que no puedes pasar por alto.

El IBAN incorrecto, el fallo de principiante que todos cometen

El error más habitual, y curiosamente el más fácil de evitar, es un IBAN con un dígito bailado. Un simple despiste al teclearlo es suficiente para que el banco del deudor rechace el cargo de forma automática, provocando una devolución instantánea.

Este fallo no solo retrasa el cobro, sino que también quema recursos valiosos mientras tu equipo averigua qué ha pasado y se pone en contacto con el cliente para pedirle los datos correctos. La solución es de sentido común: validar el IBAN antes de generar la remesa.

Implementar una doble comprobación de los datos bancarios o usar herramientas que validan la estructura del IBAN sobre la marcha no es un lujo, es una necesidad. Es como tener un portero que filtra un porcentaje altísimo de los errores antes de que lleguen a causar problemas.

No llegar a tiempo: los plazos de presentación

Cada banco y cada tipo de adeudo juegan con sus propios calendarios. Por ejemplo, un primer cobro (FRST) bajo el esquema CORE suele exigir que presentes el fichero XML al menos 5 días hábiles antes de la fecha de cargo. Para los cobros que ya son recurrentes (RCUR), ese margen se acorta a solo 2 días hábiles.

Enviar la remesa fuera de plazo es una de las causas más frecuentes de rechazo. Es fundamental que conozcas las reglas de tu banco y planifiques los envíos con margen suficiente, sobre todo si manejas un volumen considerable de recibos cada mes.

Errores en la referencia del mandato y la secuencia: el diablo está en los detalles

Otro de los puntos calientes donde suelen aparecer problemas es en los datos del mandato. Aquí, los fallos más típicos son:

• Referencias de mandato duplicadas: Cada mandato debe tener una Referencia Única del Mandato (RUM) que, como su nombre indica, es única. Si usas la misma para dos mandatos diferentes, el sistema se lía y genera un conflicto.
• Datos que no cuadran: La información que pones en el fichero XML (nombre, IBAN, RUM) tiene que ser un calco exacto de lo que el cliente firmó en el mandato. Cualquier pequeña diferencia puede ser motivo de devolución.
• Secuencia incorrecta: Marcar un primer cobro como RCUR en lugar de FRST es un error de comunicación con el banco que casi siempre acaba en un rechazo.

Estos despistes, aunque parezcan menores, le dan un golpe directo a tu tesorería. Por suerte, a pesar de estos posibles fallos operativos, el sistema en sí es una roca. Los adeudos domiciliados SEPA en España tienen una tasa de fraude del 0,001%, una cifra irrisoria si la comparamos con el 0,16% de los pagos con tarjeta. Esta seguridad, que se apoya en mandatos firmados y plazos de devolución muy claros, convierte la domiciliación en el método más fiable para cobrar de forma recurrente. Puedes leer más sobre la seguridad en los métodos de pago en la web de la Agencia Tributaria.

La prevención es tu mejor estrategia

La clave para olvidarte de estos problemas no es reaccionar cuando ya han ocurrido, sino construir un proceso que los frene de raíz. Herramientas como ConversorSEPA funcionan como un escudo protector, ya que integran validaciones automáticas de IBAN y revisan la estructura del fichero antes de que lo mandes al banco. Esto te ahorra horas de apagar fuegos y protege la salud financiera de tu negocio.

Automatiza la creación de tus ficheros SEPA y ahorra tiempo

Gestionar las remesas a mano es un camino lento y, seamos sinceros, lleno de posibles baches. Cada vez que tienes que preparar una orden de domiciliación de adeudo directo SEPA, te enfrentas al riesgo de errores al teclear, a formatos que no cuadran y a un montón de horas que podrías estar dedicando a hacer crecer tu negocio. Aquí es donde la tecnología se convierte en tu mejor aliada.

Automatizar la creación de ficheros SEPA ya no es algo reservado para las grandes corporaciones. Hoy en día, es una estrategia inteligente y totalmente accesible para cualquier pyme o autónomo. Lo mejor de todo es que, con la herramienta adecuada, el proceso es sorprendentemente sencillo y puede transformar por completo tu manera de trabajar.

La idea de fondo es muy simple: en lugar de pelearte con las complejas etiquetas de un fichero XML, trabajas con algo que ya conoces de sobra, como una simple hoja de cálculo.

Un proceso en tres sencillos pasos

La automatización consigue simplificar al máximo la conversión de tus datos de cobro a un formato que el banco entienda. El flujo de trabajo se reduce a tres acciones clave que eliminan la fricción del proceso y minimizan los fallos humanos hasta casi hacerlos desaparecer.

1. Sube tu archivo de cobros: Simplemente exporta tus recibos pendientes desde tu programa de facturación a un fichero Excel o CSV. Este documento ya contiene toda la información organizada en columnas: nombre del cliente, IBAN, importe, etc.
2. Mapea las columnas automáticamente: Una buena herramienta es capaz de identificar al instante qué columna de tu archivo corresponde a cada campo del fichero SEPA. Tu columna “IBAN” se asociará con el campo IBAN del XML, tu columna “Importe” con el importe, y así con el resto.
3. Genera el fichero XML con un clic: Una vez que los datos están mapeados, solo tienes que pulsar un botón. En cuestión de segundos, tendrás en tus manos un fichero SEPA XML perfectamente estructurado, validado y listo para subir a tu banca online sin problemas.

Como ves, este proceso elimina de raíz los errores típicos que hemos analizado, como fallos en el formato del IBAN o fechas que no son correctas.

Funcionalidades que te protegen de los errores

La verdadera magia de estas herramientas está en las validaciones que realizan en segundo plano. Piensa en ellas como un control de calidad constante para cada orden de domiciliación de adeudo directo SEPA que procesas.

Por ejemplo, la validación instantánea de IBAN comprueba que la estructura de cada cuenta bancaria es la correcta, evitando así el motivo de devolución más común y frustrante. Además, la compatibilidad con formatos antiguos te permite migrar datos de sistemas más viejos sin tener que rehacer todo desde cero.

La imagen de arriba muestra la interfaz de ConversorSEPA, una plataforma diseñada para que este proceso sea lo más intuitivo posible. Como puedes ver, el flujo está pensado para guiarte paso a paso, desde que subes el fichero hasta que descargas el XML final. Si quieres profundizar, puedes aprender más sobre qué datos debe contener tu fichero CSV de recibos de adeudos SEPA.

Integración total con tu negocio vía API

Para las empresas que buscan llevar la automatización al siguiente nivel, la solución es la integración a través de una API.

Una API (Interfaz de Programación de Aplicaciones) funciona como un puente que conecta tu sistema de gestión (ya sea un ERP o un CRM) directamente con el generador de ficheros SEPA. Esto significa que ni siquiera tienes que exportar y subir un Excel.

Con una API, tu propio software de facturación puede enviar los datos de cobro de forma automática y recibir el fichero XML validado al instante. Este nivel de integración te permite procesar cientos o miles de cobros en segundos, liberando a tu equipo para que se enfoque en tareas que realmente aportan valor al negocio.

Resolviendo las dudas del día a día sobre la domiciliación SEPA

Por muy claro que tengamos el proceso, la gestión de la orden de domiciliación de adeudo directo SEPA siempre saca a relucir preguntas concretas. Vamos a meternos de lleno en las dudas más típicas que surgen en los departamentos de administración para darles una respuesta clara y directa que te ayude a agilizar tu trabajo.

¿Qué hago si un cliente quiere cancelar una domiciliación?

Un cliente está en su pleno derecho de cancelar una orden de domiciliación cuando quiera. Lo normal es que se lo comunique a su banco, y este se encargará de bloquear cualquier cobro futuro que intentes pasarle con ese mandato.

Aunque no es obligatorio, es una buena práctica que el cliente te avise también a ti. Más que nada, por mantener una buena comunicación y evitar sorpresas. Una vez cancelado el mandato, se acabó: no podrás volver a emitir cargos con esa autorización. Si en el futuro quisiera volver a pagar por domiciliación, tendréis que empezar de cero y firmar un mandato SEPA nuevo.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar un mandato SEPA firmado?

Aquí la normativa es tajante. Tienes que conservar el mandato SEPA original, ya sea en papel o en formato digital, durante un mínimo de 36 meses desde la fecha del último cobro que hiciste con él.

Piensa en ello como tu salvavidas legal. Si un cliente, por lo que sea, reclama un cobro como “no autorizado” mucho tiempo después, ese mandato firmado es tu prueba irrefutable de que tenías su permiso para hacerlo.

¿Un mandato SEPA caduca si no lo uso?

Sí, rotundamente sí. Un mandato SEPA puede caducar por falta de uso. Si dejas pasar 36 meses seguidos sin emitir ni un solo cobro con una autorización de pago recurrente, ese mandato pierde su validez de forma automática.

Si pasado ese tiempo necesitas volver a cobrarle, no puedes simplemente “reactivar” el mandato antiguo. Toca generar uno completamente nuevo, con su nueva Referencia Única de Mandato (RUM), y que el cliente lo firme otra vez.

¿Se puede modificar un mandato SEPA que ya está firmado?

No, y este es un punto clave. Un mandato SEPA firmado es un documento que no se puede alterar en sus datos esenciales. Si un cliente cambia su número de cuenta (IBAN) o modifica su razón social, por ejemplo, el mandato que tenías firmado deja de ser válido.

En estos casos, el procedimiento correcto es siempre el mismo:

1. Anular el mandato antiguo: Se considera que el acuerdo anterior ha terminado.
2. Generar un mandato nuevo: Se crea un documento desde cero con la información correcta y actualizada.
3. Pedir la firma del cliente: El cliente debe volver a dar su autorización firmando este nuevo mandato para que puedas seguir cobrando.

Intentar “parchear” un mandato existente en lugar de crear uno nuevo es una de las principales causas de errores y devoluciones. Es fundamental seguir el protocolo para que cada orden de domiciliación de adeudo directo SEPA sea legalmente sólida.

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